Cómo evitar perder dinero en tu restaurante

Muchos empresarios y dueños de negocios de restauración pueden estar enfrentándose a importantes pérdidas en sus negocios y, en la mayor parte de los casos, es por la falta de implementación de un sistema de control de costes eficaz.

Si ese es tu caso, no te preocupes. Mi nombre es Gonzalo juliani, soy Consultor de negocios, y en este artículo voy a darte las claves más importantes para que dejes de perder dinero en tu restaurante.

¿Por qué pierdo dinero en mi restaurante?

Como decíamos anteriormente, cualquier negocio de hostelería necesita trabajar con un sistema exhaustivo de control de los gastos más frecuentes de este tipo de negocios.

Cuando hablamos de costes en un restaurante me refiero fundamentalmente a lo que se llaman gastos operativos, es decir, aquellos costes que se asumen al operar con un restaurante

Descartamos por lo tanto los gastos de inversión inicial para montar el restaurante y los costes de los impuestos, intereses de préstamos y amortizaciones.

A efectos prácticos, además, vamos a analizar los costes en los que la gestión del empresario tiene muy alta influencia, lo que se llaman gastos controlables.

Los problemas más frecuentes por los que se pierde dinero en un restaurante

 Seguramente a todos nos viene a la cabeza algunas marcas de restauración muy consolidadas en nuestro mercado que se ven siempre abarrotadas de público y, automáticamente, pensamos que son negocios de éxito en los que se gana mucho dinero. Pero no es así ni de lejos.

Lo cierto es que un restaurante, o cualquier otro negocio de hostelería, puede estar atendiendo a mucha clientela pero tener un tique medio por persona muy bajo y, por lo tanto, no estar vendiendo gran cosa. Son negocios sometidos a unas necesidades de entrada de público muy altas.

También puede ocurrir, y esto es muy frecuente, que sí se venda mucho pero que los márgenes de beneficio sean muy bajos. El empresario entra entonces en una situación en la que sólo esta cambiando el dinero de manos.

¿Cómo evitar estas situaciones de ineficacia que afectan a la rentabilidad del empresario?

Lo primero es ser conscientes.

Todavía recuerdo cómo se le saltaban las lágrimas a un cliente cuando le mostramos el volumen de beneficios que había estado tirando directamente a la basura en los últimos dos años de fortma inconsciente.

Es por ello por lo que se hace imperativo diseñar un sistema de gestión en el que al empresario se le enciendan las luces rojas que le avisan cuando hay una desviación de costes en su negocio. Lo que en argot de los negocios se llaman KPIS (indicadores de rendimiento).

Pero hay que partir de una base de costes para saber si los estamos cumpliendo o no. ¿Verdad?

Es imposible saber si estamos haciendo los deberes para que nuestro negocio sea rentable si no conocemos los ratios que deberíamos entender como óptimos.

¿Cómo sabemos si nuestro restaurante está por encima de sus costes ideales y esta perdiendo dinero cada día que pasa?

A efectos de poder comprobar el resultado financiero, nos ayudaremos de informes generados por el sistema informático que nos guiarán a la hora de conocer la situación económica del restaurante.

Lo primero será marcar una serie de objetivos para lo cual estableceremos un presupuesto que servirá de referencia para saber la línea que debe seguir el negocio.

Con cada objetivo marcado, deberíamos establecer qué plan de acción hay que desarrollar con el fin de conseguirlo.

Por ejemplo:

Como regla general en un negocio de hostelería, los costes se representan de esta manera:

Coste / Ventas Netas x 100 = Coste en %.

Siguiendo esta fórmula, una cuenta de explotación tipo de un restaurante podría ser la siguiente:

Coste de comida y bebida: 30% sobre las ventas

Coste de personal: 32% sobre las ventas (aunque depende de la facturación)

Coste de suministros: 7% sobre las ventas

Servicios externos y varios: 5% sobre las ventas

Coste de alquiler: 10% sobre las ventas

RESULTADO = TOTAL INGRESOS – TOTAL GASTOS.

En este ejemplo, el resultado sería una rentabilidad antes de impuestos, intereses y amortizaciones del 16%.

Como hemos visto en este ejemplo, nos podemos marcar unos objetivos de ventas y de porcentaje de costes.

Luego haremos el seguimiento de si se cumplen o no gracias a un control de las compras, las ventas y el stock de almacén. Así mismo tendremos las nóminas y las facturas de suministros y otros servicios para calcular el resto de porcentajes de costes.

Una vez obtenido el resultado mensual, analizaremos aquellos aspectos que nos permitan mejorar el próximo resultado.

No obstante, el control de los gastos se debe hacer de tal forma que no repercuta de forma negativa en el cliente.

Una buena gestión del producto nos va a garantizar, por un lado, una calidad excelente del producto que servimos al cliente y, por otro lado, mayores beneficios, teniendo en cuenta que casi la cuarta parte de los costes del restaurante son de producto.

¿Cómo controlar el coste de la comida y la bebida de un restaurante?

El coste de producto generalmente se compara con las Ventas Netas en tanto por ciento, que se determina de la siguiente forma:

Coste de Producto / Ventas Netas x 100 = Coste de Producto en %.

Los elementos para controlar el Coste de Producto son:

• Un pronóstico de ventas correcto.
• Pedir las cantidades correctas.
• Chequeo de albaranes/facturas.
• Control de inventario.
• Control de cantidades y formación.
• Control de preparación y desperdicio.
• Comida de Personal

Con el fin de llevar un buen control sobre el coste de producto, llevaremos a cabo el inventario del producto.

Dicho inventario deberá realizarse mensual y personalmente por el Encargado de Cocina y a ser posible juntamente con el Gerente o Encargado de sala. Para hacer el inventario de forma correcta, una vez cerrado el establecimiento se procederá al recuento de todo producto, incluida la bebida. Es recomendable hacer un inventario cada tres meses de menaje, vajilla, cristalería, uniformes…

El inventario lo realizaremos utilizando una plantilla como guía y anotando directamente en la misma los artículos y cantidades. Posteriormente estos datos se introducirán en el sistema informático.

Controlar el desperdicio

Controlar el desperdicio en tu bar o restaurante es otro aspecto fundamental que nos evitará perder cantidades importantes de dinero a lo largo del tiempo.

Los pasos que debes dar para controlar el desperdicio de tu negocio de restauración son los siguientes:

• Realizar y seguir minuciosamente las fichas tecnicas de los platos de la carta.
• Descongelar el producto necesario deacuerdo con el histórico.
• Maquinaria en buen estado.
• Realizar los pedidos correctamente.
• Hacer una buena recepción de la mercancía que entra en tu local.
• El correcto almacenaje de la materia prima, evitando caducidades y señalando con colores cada producto según su  fecha de caducidad.

Para llevar un control de todo el desperdicio que se va produciendo día a día, es necesario ir anotándolo en el documento  correspondiente, pues esta información tendrá que pasarse al sistema informático.

¿Cómo controlar el coste de personal en un restaurante?

El Coste de personal es uno de los gastos más grandes en un restaurante. Es un buen negocio darle prioridad a su control efectivo.

Pero El Coste de Personal o coste de labor debe medirse para poder controlarse. Obvio

Este coste generalmente se compara con las Ventas en un porcentaje, que se determina de la siguiente forma:

Coste de Personal / Ventas Netas x 100 = Coste de Personal en %

Aunque el Coste de Personal real generalmente se calcula mensualmente, un buen gestor de restaurante se preocupará por  en el análisis de la cantidad de horas trabajadas y el coste que representan diariamente con respecto a las ventas.

Si calculamos el porcentaje de Coste de Personal diariamente, se pueden detectar las tendencias que conducen a la falta de rentabilidad y se pueden aplicar a los días y horarios siguientes.

Nuestro Objetivo final  en el control de coste de labor será:

Asegurar la satisfacción del cliente, colocando a la persona apropiada en el lugar apropiado y en el momento apropiado.

Pero todo este control no servirá de mucho si las ventas del negocio son demasiado bajas. En este caso se perderá dinero de forma irremediable por mucho control que hagamos.

¿Cómo aumentar las ventas en un restaurante?

Aunque uno de los objetivos es aumentar las ventas, esto no deberá hacerse en una forma que tenga un impacto negativo en el cliente, como no mencionar intencionalmente alguna oferta o descuento.

Aunque el beneficio podría parecer inmediato, a largo plazo esto traerá como resultado la insatisfacción del cliente y una disminución de las ventas, y por consiguiente un menor beneficio.

Para aumentar las ventas de un restaurante deberemos aumentar la cantidad de transacciones, y al mismo tiempo aumentar al máximo la cantidad gastada por el cliente en cada transacción (ticket medio).

Los incentivos, así como la formación y el seguimiento, son formas efectivas de aumentar el tique medio y las ventas.

Debemos estar alerta y controlar la interacción del personal con los clientes durante el proceso de toma de comanda y a lo largo de todo el tiempo que dure la transacción, recordándoles que no son simplemente tomadores de pedidos sino vendedores.

Par resumir, las TRES leyes del éxito de ventas de un restaurante son:

• Utilizaremos cualquier oportunidad que se nos presente para orientar y demostrar la venta sugestiva de manera que se convierta en algo natural.
• Estimularemos a los clientes para que regresen con frecuencia al restaurante, bar o cafetería.
• Realizaremos buenas promociones.

Sea como fuere, hay dos formas básicas para mejorar los beneficios de un negocio de restauración:

• Aumentar el flujo de dinero que entra en el restaurante mediante un aumento de las ventas.
• Disminuir el flujo de dinero que sale del restaurante mediante el control de los costes.

Estas dos bases, aunque parezcan una obviedad, si no están bien gestionadas marcarán sin duda la diferencia entre el éxito y el fracaso de nuestro negocio de hostelería.

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